Сот ісі қағаздарын және т.б.құжаттарды сапалы редакциялау

Сот ісі қағаздарын және т.б.құжаттарды сапалы редакциялау, оларға сараптама жүргізу, мемлекеттік тілдегі құжаттарды әзірлеу барысында судьялар мен қызметкерлерге әдістемелік көмек көрсету, сот жүйесіндегі құжат айналымының мемлекеттік тілдегі үлесін бағалау 

Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат жасау болған. Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге жəне сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз.

Басқаша айтқанда, құжат – ақпараты бар материалдық тасымалдаушы.

Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото жəне кинопленка жəне т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты əкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.

Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс қағаздарын жүргізу деп атайды.

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сəйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау жəне солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге жəне сақтауға жағдай жасау қызметі.

Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік жəне ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға, пайдалануға жəне сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

Мекемелер мен кəсіпорындардағы негізгі құжаттар

Кез келген мекемелер құжаттарында жариялай бермейтін көптеген ақпараттар бар, сондықтан құжаттардың дұрыс айналымы мен сақталуы мəселелеріне жауапкершілікпен қарау керек. Кəсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады:

• ұйымның жарғысы;
• штаттық кесте;
• ішкі еңбек тəртібі;
• лауазымдық нұсқаулық. Енді осы құжат түрлеріне жекелеп тоқталып өтелік.

Жарғы - ұйымның құрылтай құжаттарының бірі болып табылады. Ол ұйымның құқықтық мəртебесін, меншік нысанын, қызметінің мақсаты мен міндеттерін, басқару, тарату жəне қайта құру тəртібін анықтайды.

Штаттық кесте - кез келген заңды тұлғаны (мекемені) құрарда əуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мəселені дұрыс əрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан əрі – мекеме) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.

Ұйымның «Қызметкерлер туралы» ережесінде мекеме жұмысын ұйымдастыру мəселелері, қызметкерлердің еңбекақысы, демалыс беру тəртібі, қызметкерлер мен басшылықтың құқықтары мен міндеттері, жұмыс режимі көрсетіледі. «Қызметкерлер туралы» ереже ұжымның жалпы жиналысында талқыланады, оған басшының орынбасары қол қояды жəне мекеме басшысы бекітеді. «Қызметкерлер туралы» ереже ұжымдық еңбек шарттарын жасауға негіз болады. «Қызметкерлер туралы» ереже кейде ішкі еңбек тəртібі ережесінің орнына да жүреді.

Лауазымдық нұсқаулық – кəсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады. Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кəсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді.

Өкімдік құжаттар. Ұйымдардың, мекемелер мен кəсіпорындардың атқарушылық-басқарушылық қызметінің бір нысаны - өкімдік құжаттар шығару. Шешім немесе қаулы – сот алқасының құжаты. Өкім – мекеменің күнделікті өндірістік-шаруашылық жəне əкімшілік қызметінің жедел мəселелері бойынша мекеме басшысы шығаратын құжат. Өкімнің мəтініне мыналар кіреді:

- нақты тапсырма (жұмыс);

- орындаушының жауапкершілігі;

- орындау мерзімі.

Электронды құжатты жасау тəртібі

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті. Бұндай бағдарламалар мəтіндік редакторлар деп аталады. Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тəн бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда əлдеқайда ұзақ сақталады жəне одан гөрі сенімдірек.

Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куəландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бəрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куəландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куəландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.

Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік беретін құрал қажет.

Яғни, ол электрондық құжатқа бөгде адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін жəне құжатты нақты сол ұйымның жіберіп отырғанын дəлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қ қолтаңба пайдаланылады.

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін жəне электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек: – іс номенклатураларында электрондық мəліметтер базасы жəне басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет; – мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету.

Ердаулет Төлеген 

Нұр-Сұлтан қаласы Байқоңыр ауданының №2

сотының кеңсе меңгерушісі