Шығыс құжаттарын жолдау: гибридті почта жолдау, тапсырысты хат-хабарларды жолдау

Кіріс және шығыс корреспонденцияларын өңдеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманыбасқарудың үлгілік қағидаларының 52-68-тармақтарында регламенттелген. Жалпы қағидалар бойынша корреспонденцияларды тіркеу, оның канцелярияға келіп түскен (шыққан) күні жүргізіледі. Өйткені, кейбір құжаттар кеңсеге, әр түрлі әдістермен (мысалы, кейінірек түпнұсқасын жеткізумен e-mail бойынша) бірнеше рет келіп түседі, ақпарат бір және сол хатта қайталанбас үшін қадағалау керек. Егер хаттың көшірмесі тіркеліп қойса, онда ізінше келген түпнұсқасына сол нөмір беріледі. Бұл екінші қағида: әр хат тек бір рет тіркеледі. Осы қағиданы орындау қағаздарда шатасуды болдырмауға және артық сауал туғызбауға үшін көмектеседі.Үшінші қағида: құжаттың тіркеу нөмірі бірегей болуға тиіс. Бір және сол кіріс нөмірлерімен әр түрлі хатты тіркеуге жол берілмейді. Дәл бірегей код бойынша нақты құжат сәйкестендіріледі және одан әрі оның тағдыры қадағаланады.Шығыс құжаттарын тіркеу кіріс құжаттарды тіркеуден аз ерекшеленеді.Кіріс және шығыс құжаттарын тіркеу журналдарының нысаны Үлгілік қағидалардың 16-қосымшасымен бекітілген. Сотқа пошта арқылы немесе Төрелік және ЭҚАБЖ бағдарлмамен түскен кіріс құжаттар келіп түскеннен кейін , бастапқы өңдеуден өткізіледі, алдын-ала қарастырылады, тіркеледі, басшымен қарастырылады және орындаушыға жіберіледі. Қабылдап алу, құжатты бастапқы өңдеуден өткізу және алдын-ала қарастыру Төрелік, ЭҚАБЖ немесе Сот кабинеті қызметімен орталықтандырылып жүзеге асырылады. Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады. Құжаттар салынған конверттер кіріс кеңсе маманымен ашылады, құжаттардың нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі, бумасының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу-есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - кеңсе қызметінде қалады, үшіншісі - құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен-жайын, жөнелтілген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде конверттер жойылмай сақталады. "Жеке өзіне" белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте  көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.  Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен уақыты көрсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.
Келіп түскен құжаттарды алдын ала қарастырудың басты мақсаты ‑ ұйым басшысымен міндетті түрде қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жіктеу болып табылады. Басшының міндетті түрде қарастыруын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшілер мен жауапты тұлғаларға жолданады. Басшымен міндетті түрде қарастыруға Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған органдардан, жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады. Құжаттарды алдын ала қарастыру, оның мазмұнын, авторын, ұйымда бекітілген міндеттердің негізінде қойылған сұрақтың қиындығы мен жаңашылдығын бағалау арқылы жүзеге асырылады. Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі ұйым басшысымен бекітіледі. Тіркелмейтін құжаттар тиісті құрылымдық бөлімшелерге жолданады. Тіркеуге алынатын құжаттар есептік түрде тіркеуден келіп түскен күні ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі. Қажет жағдайда кідірмей орындауға жататын құжатты ұйым басшының қарастырусыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға таныстыруға рұқсат етіледі. Мәселелерді жедел шешу кезінде құжатқа қосымша құжаттарды ресімдеудің орнына орындау құжатқа: құжаттың келіп түскен уақыты туралы (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау уақыты туралы (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалары), ақырғы орындаудың уақыты мен нәтижелері туралы белгі қояды.Барлық белгілер мәтіннен бос орында орналастырылады.

Шығыс құжаттарын дайындау және өңдеу тәртібіне келетін болсақ, құжат жолдауға берілген кезде толық ресімделіп және тіркелуі қажет. Құжатты жолдауға қабылдап алған шығыс кеңсе маманы оның дұрыс ресімделгенін, құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеріп алу қажет. Дұрыс ресімделмеген құжат орындаушыға қайтарылады. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күні кешіктірілмей жіберіледі, телеграмма мен телефакстерді және Төрелік немесе басқа бағдарламалармен кідірмей жіберіледі. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағында мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы жағына мөр немесе қайтарылуы тиіс белгі қойылады, бұндай белгіні тіркеу есептеу түрінде жасалады (автоматтандырылған ақпараттық жүйеде деректеме түрінде).

Ақмола гарнизоны әскери сотының

бас маманы Р.Махина