Сот мұрағатының жұмысы

Соттардағы мұрағат жұмысы сот іс жүргізуінің негізгі бөлігі болып табылады. Мұрағат – тарихи деректік құжаттар сақталатын алтын қазына. Мұрағатта әр кезеңдегі тарихи оқиғалар, дипломатиялық қарым –қатынастар, қоғамның саяси-әлеуметтік, экономикалық бағыттары жөнінде құнды құжаттар сақталатыны бәрімізге мәлім. Сондықтан да соттарда, мекемелерде іс қағаздары бекітілген номенклатура негізінде іс-шаралардың құжаттары, өндірісте аяқталған азаматтық, қылмыстық және әкімшілік істер мұрағатқа тапсырылады.

Жыл сайын сот мұрағатына аяқталған істер, журналдар  мен нарядтар, есептік-ақпараттық құжаттар тапсырылады. Мұрағат жұмысының басты бағыты істерді электронды түрде есепке алу мен оларды беру. Судьялар мен сот мамандары мұрағат істерін қызмет бабында қолдануға құқылы. Мұрағатшы істерді, материалдарды сақтауға қажетті жағдайларды жасайды, сұрау хаттар бойынша мұрағат істерінен құжаттардың көшірмелерін береді, сот мұрағаты журналын жүргізеді.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ұйым қызметінде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген құжаттар, халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.

Көрсетілген құжаттар мемлекеттік мұрағат мекемесіне тұрақты сақтауына тапсырылғанға дейін сот мұрағатында сақталады. Ал, ведомстволық мұрағаттардағы уақытша сақтаудың шектік мерзімі уәкілетті мекемемен анықталады.   

Мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындауға, жоюға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар ұйымның күшімен және есебінен жүзеге асырылады.

Мұрағат өз қызметінде Қазақстан Республикасының мұрағат ісі жөніндегі заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерін, жоғары тұрған орган басшыларының және ұйым басшысының бұйрықтарын (өкімдерін), жергілікті атқарушы органның, тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінің нормативтік-әдістемелік құжаттарын және Мұрағат туралы ережені басшылыққа алады.

Мұрағаттың негізгі міндеттері құрамы жоғары да аталған құжаттарды жинау, мұрағатта уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізудің сапасын, сақталуын, есепке алынуын және пайдаланылуын қамтамасыз ету және ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттік мұрағат мекемесі тұрақты сақтауына дайындау және тапсыру, ұйымдағы іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру саласында әдістемелік басшылықты жүзеге асыру болып табылады.

 «Сот құжаттарының электрондық мұрағаты» (бұдан әрі - СҚЭМ) сот ісін жүргізу жүйесінде сот құжаттарының электрондық көшірмелерін ұзақ мерзімге сақтау, толықтыру және мәтіні немесе деректемелері бойынша іздестіру мақсатында электрондық мұрағаттық сот құжаттарын орталықтандырылған түрде сақтау қажеттігінен туындады.

СҚЭМ ақпараттық жүйесі сот құжаттарының сақталуына және өзгермейтініне кепілдікті қамтамасыз ету, электрондық мұрағатқа түскен бүкіл ақпаратты өзгермеген күйінде ұзақ мерзімге сақтау, сотқа келіп түсетін құжаттарды типіне қарай топтастырудың ортақ жүйесін жасау, мұрағаттық құжаттарды атрибуттары жзәне толық мәтіні бойынша іздестіру үшін соттарда электрондық түрде сот құжаттарының мұрағаттарын қалыптастыруға арналған.

Жүйе пайдалануға енгізілген сәттен бастап сот отырысына қатысушыларға сот жүйесінің Интернет-ресурсы арқылы мұрағаттық құжаттардың көшірмесін электрондық түрде алуға мүмкіндік беріледі.

СҚЭМ-ді енгізу құжаттардың сақталуын қамтамасыз етіп қана қоймай,  оларды тасымалдау шығыстарын да қысқартады және сот істерінің апелляциялық, кассациялық және қадағалау сатыларында жедел қаралуын, сондай-ақ басқа да тәуекелдерді қамтамасыз етеді.

Сот жүйесінде қазіргі заманғы технологияларды енгізу және қолдану сот ісін жүргізуді жеңілдетеді, бюрократиялық кедергілерді жояды, сот жүйесі қызметкерлерінің азаматтармен байланысқа түсуін азайтады. Ал  бұл сыбайлас жемқорлыққа бейімділікті төмендетуге, азаматтардың уақыты мен қаражатын үнемдеуге септігін тигізеді, халықтың барынша айқын және қолжетімді сот жүйесіне қолжеткізуге мүмкіндік береді.

Р.Ө.Асан 

Қылмыстық істер жөніндегі 

мамандандырылған ауданаралық

әскери сотының

жетекші маманы