Кеңсе іс қағаздарының жасақталу тәртібі, жазылу сапасы және мемлекеттік тілде мәтінді дұрыс әзірлеу

Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу туралы пәні арқылы мемлекеттік органдарда және жергілікті басқару органдарында хат алмасу тілі мемлекеттік тілде жүргізілетіні белгілі. Осыған сәйкес бірнеше хат алмасу түріндегі стилдерге тоқталып кететін болсақ ең алдымен іс қағаздар стилі.

Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады. Іс қағазадарын жазу – жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.

Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар:

Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтральный) қалыппен ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жөн.

Егер қызметтік хатта ол мекеменің, я қызметкердің өтінішін я болмаса тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екенін айтқыңыз келсе хатты бірден “Ол мәселенің орындалуы я қабылдануы мүмкін емес” деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я болмаса істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады.

Қызметтік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек. Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізіе қоймайды.

Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.

Іс қағазадарын жазарда орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолдану қажет.

Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек.

Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер мен синтаксистік құрылымдар:

Тәуліктің қай уақыты екендігі құжаттың кез – келген түрінде 24 сағаттық уақыт өлшемімен көрсетілуі керек. Қажет болған жағдайда жергілікті уақыт екендігі атап көрсетіледі. Мысалы, жергілікті уақыт бойынша 20 сағат 10 минутта.

Мекемеге немесе жеке қызметкерге келіп түскен хатқа жауап қайтарған кезде бірінші жолдың ортасына «Сізден 05.01.2020 ж. № 7298-21-5-8/3 нөмірмен келіп түскен хатқа орай» деп атап көрсетілуі керек.

Ресми қабылданған қаулы я шығарылған жарлық т. б. ресми құжаттардың негізінде, оның орындалу орындалмауы жөнінде немесе сол құжат бойынша іске асырылып жатқан шаралар жөнінде дайындалған іс қағаздарында немесе ұйым, мекеме басшысы нұсқауларының орындалу барысына орай жазылған іс қағаздарында алғашқы құжат туралы айтылуы керек. Мысалы, «Қазақстан Республикасы Президентінің 11.12.2020 ж. ... туралы шығарылған Жарлығына сәйкес» немесе «Білім және ғылым министрінің 30.10.2020 ж. ... жөніндегі нұсқауына сәйкес» т. с. с.

Іс құжаттары – қарым – қатынас жасаудың тәсілі.

Бізге белгілі, әдеби тілдің бес негізгі стилі бар: ғылыми, ресми – іс қағаздары, публицистикалық, көркем әдебиет (кітап стильдері) және ауызекі сөйлеу тілінің стилі.

Бұлай бөлудің бірнеше негізі бар. Біріншіден, бұлар тілдің қоғамдық қызмет аясына жатады. Іс құжаттары тілі үшін мұндай қызмет аясында құқықтық қатынастар саласы, яғни, басқару саласы жатады. Бірақ мұнда құқықтық қатынастар мемлекетаралық қатынастарда, мемлекеттің өз адамдарымен және олардың бірлестіктерімен, сондай – ақ мекемелер мен оқу орындары ішіндегі азаматтар мен оқытушылар арасындағы ресми қатынастар және шаруашылық субъектілерінің арасындағы ресми қатынастарда орын алады. Осыған байланысты іс – құжаттары стилінің үш түрі ажыратылады. Олар: дипломатиялық, заң шығарушылық және күнделікті іс жүргізу стильдері.

Екіншіден, ресми іс жүргізу стилі әлеуметтік сананың ерекше формасы – құқықтық санамен сәйкеседі. Біздің әрқайсымыз белгілі бір дәрежеде өз құқығымыз туралы, мысалға отбасы қарым – қатынасындағы міндеттемелерімізбен жауапкершіліктеріміз туралы білеміз. Мұндай құқықтық нормаларды тәжірибе жүзінде меңгеруіміз бізге басқа адамдармен қатынас жасауға мүмкіндік береді. Адамдарды басқару, заңдар, ережелер, жарғылар негізінде, сондай – ақ моральдық – этикалық ұйғарымдар мен тыймдар негізінде жүргізілгендіктен, басқарушы үшін құқықытық және моральдық нормаларды білу ерекше мәнге ие болады.

Іскерліқ қатынастың өзіндік мәні, әсіресе, нақты түрде жазба мәтінде, құжаттарда көрінеді. Сондықтан қандайда бір қызметтің өзі белгілі бір құжаттарды толтыра білу міндеттерін және түрлі жанрдағы қызметтік қарым – қатынастарды кәсіби түрде игеру қажеттігін талап етеді.

Енді бұйрық — қандай да бір міндеттерді (өндірістік немесе жеке құрам бойынша) шешу үшін мекеме басшысы шығаратын өкімдік кұжаттардың бірі.

Жоғарыда аталған жұмыс стиліндегі құжаттарды жүргізу уақытында азаматтардың сауаттылығын көтеру бұл ерекше құбылыс. Әрине, кейбір жағдайларда түсініксіз әрекеттерге жол беріп жатамыз. Мысалы, қарапайым жолдама хатты жолдарда А4 форматын дұрыс пайдалана білген жөн. Бірнеше тексеріп, нәтижесінде нақты толық әрі түсінікті хат алуымыз керек.

Кеңсе меңгерушісі

Э. Ярулина