Шығыс хат-хабарларын рәсімдеу және сот құжаттарын жөнелту тәртібі

Шығыс хат-хабарларын рәсімдеу тәртібі, Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығында бекітілген. Аталған тарауда,шығыс хат-хабарларын рәсімдеу тәртібі туралы үлгілік қағидалары белгіленген.

Ал, шығыс хат-хабарларын және сот құжаттарын жөнелту тәртібі, Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 31 қазанында қабылданған Азаматтық процесстік кодексінің 11-тарауында белгіленген.Бұл заң нормасы, іске қатысатын адамдарға, соттың хабарлаулары мен шақыруларын жөнелту туралы ережесін қамтиды.

Аталған заң нормаларының негізінде,шығыс хат-хабарлары және сот құжаттары, сот өндірісінде қаралып жатырған іске қатысты адамдарға өзінің істегі мәртебесі, жайлы және өзіне қатыстылығы бар сот өндірісіндегі істің мән-жайы, істің қаралатын орны мен уақыты туралы ақпаратпен хабардар болуды қамтамасыз етеді.

         Шығыс хат-хабарлары өз кезегінде, іске қатысатын адамдарға, сонымен қатар куәларға, сарапшыларға, мамандар мен аудармашыларғатапсырылғандығы жөнінде хабарламасы бар тапсырыс хат, телефонограмма немесе жеделхат арқылы,сонымен қатар, хабарлау мен шақырудың тіркелуі қамтамасыз етілетінбасқа да байланыс құралдары арқылы хабарланып немесе шақырылуы мүмкін.

         Шығыс хат-хабарлары мен сот құжаттарын жөнелтуді рәсімдеу адресат яғни, алушының нысанына байланысты ұйымдар, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады. Құжат ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесіне жолданған жағдайда оның атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған тұлға лауазымы барыс септігінде жазылады. Құжат жеке тұлғаға жөнелтілетін жағдайда, адресаттың бас әріптері мен тегі жазылып, содан кейін почталық мекен-жайы жазылады.

Ұйымның хаттары бланкіде келесідей нысанда жасалады:

      1) жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап;

      2) түрлі ұйымдар және жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап;

      3) бастамашылық хат;

      4) әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.

         Құжаттағы деректемелердің орналасу реттілігі келесідей:

1. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісі) бейнесі
2. ұйымның ресми атауы
3. ұйым туралы анықтамалық деректер
4. құжат түрінің атауы
5. құжат күні
6. құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)
7.    кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индекс) және күніне сілтеме
8. құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері
9. құжатқа рұқсатты шектеу грифі
10. адресат
11. құжатты бекіту грифі
12. бұрыштама
13. құжат мәтінінің тақырыбы
14. бақылау туралы белгі
15. құжаттың мәтіні
16. құжат қосымшасының бар екендігі туралы белгі
17. қолы
18. құжаттың келісілгені туралы белгі
19. мөр бедері
20. құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі
21. құжат орындаушысы туралы белгі
22. құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі
23. құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендірушісі
24. құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі

Шығыс хат-хабарлары мен сот құжаттарын жөнелтуді рәсімдеу кезінде оған арнайы тіркеу номері беріледі. Құжаттың жобасы дайындалу кезінде оған айы мен жылының белгілері басылып, осы құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлғамен құжаттың дайындалу күні белгіленеді. Аталған тұлғалардың бекітуі немесе қол қоюы арқылы құжат жөнелтілуге дайын болады.   Қол қою немесе бекітуі электронды нысанда жүзеге асырылуы мүмкін.

Жоғары тұрған органдар, өкілетті, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша бірінші орынбасары қол қояды.

Құжатты жолдауға қабылдауды, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі (БҚҚ) құрылымдық бөлімшесі жүзеге асырады. БҚҚ-қызметі – құжаттың дұрыс рәсімделгенін, негізгі құжаттағы белгіленген қосымшалардың бар болуын тексеріп, олар дұрыс рәсімделмеген жағдайда, оны орындаушыларға қайтарады.

Құжаттарды жөнелту алушының ұялы байланыс номеріне, пошталық немесе электронды мекен-жайына жөнелтіледі. Пошталық мекен-жайына тапсырыс хат немесе жай хат нысанында жөнелтілуі мүмкін.

Астана қ. Алматы аудандық сотының

Жетекші маманы                                                                             

Сағындық Ж.