Кіріс хат-хабарды қабылдау, тіркеу,бөлу және шығыс хат-хабарды және құжаттарды рәсімдеу

Сотқа түсетін хат-хабарларды кеңсе қызметкерлері қолын қойып, алынған күні, уақыты, оны алған адамның тегі мен аты-жөні көрсетіліп, қабылданады. Хат-хабарлар сотқа почта байланысы, мемлекеттік органдардың электрондық  құжат айналымының жүйелері, құжаттарды электрондық беру сервистері, сондай-ақ фельдъегерлік және арнайы байланыс, қолма-қол (курьерлар), жеке тұлғалар және заңды тұлғалардың өкілдері арқылы бүкіл жұмыс күні ішінде жеткізіледі.

Арыз (шағым) жеке берілген кезде сот кеңсесінің қызметкері арызданушыға арызды (шағымды) тіркеу туралы талонды толтыруды ұсынады, онда сот талқылауына шақыруды, арызды (шағымды) қарау нәтижелерін ұялы байланыстың абоненттік нөміріне немесе электрондық адреске (№1 қосымша) жіберу көзделеді. Арызданушының наразылықтары болмаған жағдайда кеңсе қызметкері арызды (шағымды) тіркеу туралы талон береді, оның түбіртегі арызға (шағымға) қоса тіркеледі. Арызды (шағымды) тіркеу туралы талонды қалыптастыру және беру арызды тіркеу және электрондық хабарландыруларды жіберу туралы талонды беру жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.

Кеңсе қызметкері конверттердің, бандерольдердің бүтіндігін тексереді, пакеттерді, конверттерді ашады, оларда құжаттардың және олардың қосымшаларының бар екендігін тексереді, конверттегі көрсетілген нөмірлерге түскен құжаттардың нөмірлерінің сәйкестігін салыстырып тексереді.

Құжаттардың жетіспейтіні немесе алынған құжаттар мен пакеттердің бүлінгені, конверттер (пакеттер) мен құжаттардағы нөмірлердің сәйкес келмеуі анықталған жағдайда үш данада акт жасалады. Актінің бір данасы хат-хабары жіберушіге жолданады, екіншісі түскен құжатқа қоса тіркеліп, мақсаты бойынша әрі қарай беріледі, үшіншісі кеңседе қалады.

Конверттар мен пакеттерде сот қызметіне тиесілілігіне күмән тудыратын салынулар (ұнтақ заттар, белгісіз заттар, ілеспе құжаттың мазмұнына сәйкес келмейтін құралдар және т.б.) анықталған жағдайда кеңсе қызметкері дереу бұл туралы кеңсе меңгерушісіне хабарлайды және конвертті немесе пакетті сақтау, оған бөгде адамдардың енуін шектеу шараларын қабылдайды.

Қате жеткізілген хат-хабарлар тиесілігі бойынша қайта жолданады немесе жіберушіге ілеспе хатпен қайтарылады.

«Жеке өзіне» деген белгімен түскен хат-хабарларды есептемегенде, барлық конверттер ашылуға тиіс. «Жеке өзіне» деген белгімен қабылданған құжаттар мен пакеттер адресатқа ашылмай беріледі.

Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері, егер жіберушінің мекенжайын, құжаттың жіберілген немесе алынған уақытын конверт арқылы ғана анықтау мүмкін болған жағдайда, сондай-ақ жеке құжаттар түскен кезде сақталады.

Талап арыздарының, сот актілерін қайта қарау туралы шағымдардың, жеке және басқа да шағымдардың конверттері барлық жағдайларда сақталады.

Құттықтау жеделхаттары, открытки, шақыру билеттері, жарнамалық ақпарат есепке алынуға және тіркелуге жатпайды. Аталған хат-хабарлар мақсаты бойынша беріледі.

Сонымен бірге мына төмендегілер тіркеуге жатпайы, оларды істерге қосу үшін соттың алған уақыты туралы белгі қойылып беріледі:

1)  адресаттың болмауына байланысты сотқа қайтарылған сот шақыру қағаздары;

2) сотқа шақыру қағаздарын, талап арыздар көшірмелерін алғаны туралы қолхаттар;

3) хат-хабарды табыс ету туралы почта хабарландырулары не оларды табыс ету мүмкін болмауына байланысты сотқа қайтарылған конверттер, бандерольдер.

 Әрбір бастапқы түскен құжатқа СО АЖ-да ақпараттық есепке алу құжат толтырылады және кіріс құжатын тіркеу жүзеге асырылады.

Қағаз нұсқада түскен хат-хабарды тіркеу кезінде сот кеңсесінің қызметкері оларды міндетті түрде сканерлеп, құжаттырдың электрондық нұсқаларын СО АЖ -дың есепке алу құжаттарына салады.

Құжатты тіркеу және ол бойынша ақпаратты СО АЖ-не енгізудің алдында кеңсе қызметкерлері дерекқорда түскен құжатқа қатысты материалдардың болуын тексереді.

СО АЖ -да оған байланысты сотқа бұрын түскен құжаттар болған жағдайда тіркелетін құжаттың карточкасында бұрын түскен құжаттың карточкасымен байланыс жасалады.

Кіріс хат-хабарларды тіркеу кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні көрсетіліп, төменгі оң бұрышында мөртаңба қою арқылы жүзеге асырылады. Шет тіліндегі кіріс хат-хабарларды тіркеу кезінде мөртаңба түпнұсқаға және аударма мәтініне басылады. Тіркеумен бір мезгілде түскен істерді және материалдардың мұқабасына, ал мұқабасы болмаған кезде құжаттың бірінші парақының оң жағында төменгі оң бұрышында аудандық соттың атауы, реттік нөмірі, күні көрсетіліп соттың мөртаңбасы қойылады.

Адамдарды жеке қабылдау уақытында аудандық сот төрағасы алған жазбаша және ауызша өтініштер де орталықтандырылған түрде жалпы құжаттардан бөлек тіркелуге жатады.

Автоматтандырылған түрде бөлінуге жататындарды қоспағанда, тіркелген хат-хабарлараудандық сот төрағасының қарауына сол күні беріледі. Аудандық сот төрағасының бұрыштамасына сәйкес өтініш орындаушыға түскен хат-хабарлар тізілімінде қолы қойдырылып, келесі күннен кешіктірілмей беріледі.

Құжаттарды электрондық түрде беру сервистері арқылы түскен құжаттар «Сот кабинеті» электронды ақпараттық сервис арқылы құжаттарды электрондық түрде беру тәртібі туралы және Қазақстан Республикасының «электрондық үкіметі» порталы арқылы берілген электрондық талап арыздарды және басқа да электрондық құжаттарды қабылдау және есепке алу тәртібі туралы нұсқаулықтарда белгіленген тәсілдермен ғана берілуі мүмкін. Құжаттарды электрондық түрде беру сервистері арқылы түскен электрондық құжаттарды тіркеу электрондық құжат айналымы арқылы электрондық түрде түсетін құжаттарды тіркеуге ұқсас жүргізіледі. Жұмыс күні аяқталғаннан кейін мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйелері және құжаттарды электрондық беру сервистері арқылы келіп түскен хат-хабар келесі жұмыс күнімен тіркеледі Электрондық құжаттар пішінінде хат-хабарларды қабылдау кезінде осы құжаттармен жүргізілетін барлық кейінгі рәсімдер СО АЖ модульдерінің регламенттеріне және СО АЖ-да БЭҚАЖ-ды қолдану жөніндегі пайдаланушының нұсқаулығына сәйкес жасалады.

Аудандық соттардың ішінде дайындалатын есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды талап ететін барлық ішкі құжаттар (анықтамалар, шолулар, өкімдер, жоспарлар, хаттамлар және жоспарлы іс-шараларды орындау үшін әзірленген басқа да құжаттар) бөлек тіркелуге жатады.

Шұғыл хат-хабарламалар келіп түскен уақытына қарамастан сот төрағасына, істі қарастырып жатқан судьяға тіркегеннен кейін дереу беріледі. Шұғыл хат-хабарламаларға:

1) талап арыздарға уәждер мен пікірлер, телеграммалар мен өтініштер (қолдаухаттар);

2) істі тыңдауды кейінге қалдыру туралы хабарлама, отырысы күні келіп түскен қосымшалар; 

3) мәтінінде қандай да бір кейінге қалдыруға болмайтын тапсырманы нақты мерзімде орындау туралы атылған қызметтік хат-хабарламалар; 

Кіріс хат-хабарламаны тіркеу кезінде шұғыл деген санатқа жатқызылған құжаттарда «Шұғыл» деген белгі қойылады.

Есепке алу құжатында «Шұғыл» деген бақылау түрі көрсетіледі.               

Кеңседегі жауапты қызметкерлер кезектен тыс тіркеуді және шұғыл құжаттарды бұрыштамаға сәйкес одан әрі беруді қамтамасыз етуге міндетті.

Ақмола гарнизоны Әскери сотының бас маманы А.Бадигулова.